La gestion des contrats est un aspect crucial pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une multinationale. Choisir le bon concierge de contrats peut faire la différence entre une croissance rapide et un ralentissement de l’activité. Dans cet article, nous vous présenterons les critères essentiels à considérer lors de la sélection d’un gestionnaire de contrats adapté à vos besoins.
Le statut du gestionnaire de contrats
Le premier critère à prendre en compte est le statut du gestionnaire de contrats. Est-ce un prestataire indépendant, une société spécialisée dans la gestion de contrats, ou bien un employé de votre entreprise ? Chacun présente ses avantages et inconvénients :
- Prestataire indépendant : Il peut être plus flexible sur les horaires et tarifs, mais il pourrait ne pas avoir autant d’expérience que d’autres options.
- Société spécialisée : Elle offrira généralement des services plus complets et professionnels, cependant elle pourrait être moins adaptable aux spécificités de votre entreprise.
- Employé interne : Un membre de votre équipe connaîtra certainement mieux votre entreprise et son fonctionnement, mais cela implique de supporter les coûts liés à l’embauche et à la formation d’un nouvel employé.
Les prestations proposées
Le deuxième critère à considérer est la gamme de prestations proposées par le gestionnaire de contrats. Il doit être en mesure de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et être capable d’assurer :
- La rédaction et la mise à jour des contrats
- Le suivi des échéances et des paiements
- La négociation avec les tierces parties
- La résolution des conflits
- La tenue d’un registre de tous les contrats passés et en cours
L’expérience et les références du gestionnaire de contrats
Il est essentiel que le gestionnaire de contrats possède une solide expérience dans la gestion des contrats, en particulier dans votre secteur d’activité. N’hésitez pas à demander des références pour vous assurer de leur qualité.
Les exemples de contrats gérés précédemment
Demandez au gestionnaire de contrats des exemples concrets de contrats qu’il a déjà gérés, afin de vérifier s’il est familier avec les types de contrats que votre entreprise utilise régulièrement. Cela vous permettra également d’évaluer sa capacité à rédiger des contrats clairs et compréhensibles.
Les témoignages de clients satisfaits
Sollicitez des témoignages de clients ayant travaillé avec le gestionnaire de contrats. Ces témoignages vous donneront un aperçu de leur niveau de satisfaction et des éventuelles difficultés rencontrées lors de la collaboration.
La maîtrise des outils technologiques
Un bon gestionnaire de contrats doit être à l’aise avec les outils technologiques utilisés pour gérer les contrats. Il doit notamment savoir :
- Utiliser des logiciels de gestion de contrats pour faciliter le suivi des échéances, des paiements et des renouvellements.
- Travailler avec des plateformes de signature électronique pour accélérer le processus de signature des contrats.
- Exploiter les technologies de cloud pour stocker et partager les documents contractuels de manière sécurisée.
- Mettre en place un système d’alertes automatisées pour anticiper les échéances importantes et garantir la conformité réglementaire.
La communication et la réactivité du gestionnaire de contrats
Une communication claire et efficace est primordiale pour assurer une bonne gestion des contrats. Le gestionnaire de contrats doit être capable de comprendre rapidement vos besoins et de répondre aux questions ou problèmes qui pourraient survenir. De plus, il doit être suffisamment réactif pour faire face aux situations d’urgence et être en mesure de prendre des décisions rapides lorsque cela est nécessaire.
Les compétences en négociation
Le gestionnaire de contrats doit disposer de solides compétences en négociation pour défendre les intérêts de votre entreprise lors de la signature et de la gestion des contrats. Il doit être capable d’identifier les points clés à aborder, de trouver des compromis lorsque cela est possible, et de tenir bon sur les questions essentielles pour protéger vos intérêts.
Les compétences linguistiques
Si votre entreprise travaille à l’international, il est important que le gestionnaire de contrats maîtrise plusieurs langues pour pouvoir négocier et rédiger des contrats dans différentes langues. Cette compétence facilitera grandement la communication avec les partenaires étrangers et assurera une meilleure compréhension des enjeux juridiques et commerciaux.
En résumé, choisir le bon gestionnaire de contrats demande de prendre en compte plusieurs critères tels que son statut, ses prestations, son expérience, sa maîtrise des outils technologiques, ainsi que ses compétences en communication et en négociation. Prenez le temps d’évaluer chaque critère en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise afin de sélectionner le candidat idéal qui vous accompagnera dans la croissance de votre activité.
